Cât costă un ERP?

Dacă ai întrebat vreodată cât costă un ERP și ai primit răspunsul „depinde”, ai primit un răspuns corect, dar incomplet.

Un cost implementare ERP nu este o cifră unică: se compune din licențiere, servicii de implementare, migrarea datelor și mentenanță, iar fiecare componentă se schimbă în funcție de numărul de utilizatori, module și complexitatea proceselor. Mai jos vezi din ce se compune, de fapt, bugetul și ce trebuie să întrebi înainte să compari ofertele.

Nu există un singur preț pentru un ERP. Se poate ca două companii din aceeași industrie, cu venituri similare, să ajungă la costuri finale foarte diferite. Nu pentru că una dintre ele a ales greșit, ci pentru că numărul de utilizatori, modulele implementate, complexitatea proceselor și calitatea datelor existente schimbă semnificativ ecuația.

Asta nu înseamnă însă că nu poți construi un buget realist înainte să discuți cu un furnizor. Poți. Trebuie doar să știi ce să întrebi și la ce să fii atent atunci când compari ofertele ERP.

Din ce este format prețul unui ERP?

Un ERP nu are un singur cost. Una dintre cele mai frecvente greșeli este să te uiți doar la prețul licențelor.

• Licențierea: Este costul lunar sau anual pentru accesul utilizatorilor la software. Pentru soluțiile cloud, acesta poate porni de la aproximativ 34 de euro și poate ajunge la peste 170 de euro per utilizator pe lună, în funcție de soluție și de funcționalitățile incluse. Business Central, de exemplu, are un prag de intrare competitiv în segmentul ERP cloud.
• Implementarea: Aici intră analiza proceselor, configurarea sistemului, consultanța, dezvoltările necesare, testarea și integrarea cu aplicațiile pe care compania le folosește deja. În funcție de complexitatea proiectului, costul implementării poate ajunge la una până la trei ori valoarea licențelor din primul an. Pentru un proiect Business Central, bugetul de implementare poate porni, în funcție de complexitate, de la câteva zeci de mii de euro și poate crește semnificativ atunci când sunt necesare dezvoltări, integrări sau procese complexe.
• Migrarea datelor: Facturi, clienți, furnizori, stocuri, solduri, nomenclatoare și, în anumite cazuri, istoricul tranzacțiilor trebuie mutate din sistemele existente în noul ERP. Costul migrării depinde foarte mult de calitatea datelor existente și de cantitatea de informație care trebuie transferată. Ca reper, acesta poate reprezenta între 5% și 15% din bugetul total de implementare.
• Mentenanța și suportul: După Go Live apar alte costuri: suport, administrare, actualizări, dezvoltări suplimentare și, pe măsură ce compania crește, eventual noi utilizatori sau module. În cazul sistemelor bazate pe licențe perpetue, mentenanța anuală poate reprezenta aproximativ 15%-22% din valoarea licențelor.

Licențierea este costul cel mai vizibil. Implementarea, migrarea și operarea pe termen lung sunt însă cele care fac diferența dintre un buget realist și unul care va fi depășit după primul an.

Cât plătesc companiile mici, în realitate?

Pentru o companie cu aproximativ 5-25 de utilizatori, costul din primul an poate ajunge, în funcție de soluție și complexitatea implementării, la câteva zeci de mii de euro, incluzând licențele și serviciile de implementare.

Pentru Business Central, bugetul trebuie analizat separat pe două componente:

1. costurile recurente de licențiere
2. costurile proiectului de implementare

Un reper mai relevant decât costul inițial este TCO – Total Cost of Ownership, adică suma pe care compania o va plăti pentru sistem într-o perioadă de trei, cinci sau chiar zece ani. Pe măsură ce compania crește, cresc și costurile. 

De aceea, întrebarea corectă nu este doar „Cât costă ERP-ul?”, ci și: „Cât mă va costa să îl folosesc și să îl dezvolt în următorii cinci ani?”

Cloud sau on-premises: ce influențează costul?

Mult timp, alegerea părea simplă: cloud însemna abonament lunar și investiție inițială mai mică, iar on-premises însemna o investiție inițială mai mare, dar costuri mai reduse pe termen lung. Astăzi, diferența este mult mai nuanțată.

Licențele perpetue pentru soluțiile on-premises implică investiții inițiale semnificative și costuri recurente de mentenanță. În plus, compania trebuie să ia în calcul infrastructura, hostingul, backupul, securitatea și procesul de upgrade.

În varianta cloud, o parte importantă dintre aceste costuri sunt incluse în abonament. În cazul Business Central Online, Microsoft gestionează infrastructura și update-urile platformei, ceea ce reduce semnificativ efortul tehnic intern.

Prin urmare, comparația nu ar trebui făcută doar între prețurile licențelor. Trebuie comparat costul total de operare.

Cloud-ul oferă în general un cost inițial mai redus și cheltuieli distribuite în timp. On-premises poate fi justificat în anumite scenarii, dar vine cu responsabilități suplimentare pentru infrastructură și mentenanță.

Nu există o alegere corectă universal. Există alegerea potrivită pentru infrastructura, cerințele și modelul financiar al companiei tale.

Ce costuri sunt uitate cel mai des?

Câteva categorii apar constant în proiectele care depășesc bugetul inițial.

Integrările cu alte sisteme: un ERP rareori funcționează izolat. Poate fi necesar să comunice cu un magazin online, un CRM, un WMS, aplicații bancare, platforme de curierat, sisteme de producție sau soluții dezvoltate intern. Fiecare integrare adaugă cost și complexitate.

Calitatea datelor existente: migrarea devine mult mai dificilă dacă baza de date conține duplicate, informații incomplete, nomenclatoare neuniforme sau date introduse diferit de la un departament la altul. Uneori, partea cea mai grea a unei migrări ERP nu este mutarea datelor, ci curățarea lor.

Customizările: cererea „ERP-ul trebuie să funcționeze exact ca sistemul nostru actual” poate deveni foarte scumpă. Uneori customizarea este necesară. Alteori, adaptarea unui proces intern la modul standard de lucru al ERP-ului este mai ieftină și mai ușor de întreținut pe termen lung.

Timpul echipei interne: implementarea nu este doar proiectul furnizorului. Oamenii din companie trebuie să participe la workshop-uri, să valideze procese, să testeze sistemul și să ofere feedback. Toate aceste ore au un cost, chiar dacă nu apar pe factura furnizorului. Dacă bugetul nu include o rezervă pentru astfel de situații, există un risc mare ca estimarea inițială să fie depășită.

Cel mai ieftin ERP nu este neapărat “cel mai ieftin”

Aici este partea care poate nu ne ajută foarte mult pe noi, ca furnizor de servicii, dar te ajută pe tine, ca beneficiar: NU alege un ERP doar pentru că are cel mai mic preț în ofertă.

Un sistem ieftin la achiziție, dar nepotrivit modului în care lucrează compania, poate deveni mult mai scump prin ore pierdute, procese manuale, limitări și customizări făcute ulterior în regim de urgență. Compară funcționalitățile, experiența partenerului de implementare, costurile pe termen lung și verifică inclusiv referințele sau recenziile independente.

Indiferent dacă alegi Business Central sau o altă soluție ERP, potrivirea cu procesele companiei este mai importantă decât prețul afișat pe prima linie a ofertei.

Cum să eviți cea mai întâlnita greșeală?

Una dintre cele mai frecvente greșeli este să pornești proiectul cu un scope prea mare. O companie de 15 sau 20 de persoane nu are neapărat nevoie, din prima zi, de toate funcționalitățile folosite de o organizație cu o mie de angajați.

Începe cu procesele care rezolvă probleme reale astăzi: financiar-contabil, stocuri, achiziții, vânzări sau alte zone esențiale pentru activitatea companiei. Unul dintre avantajele Business Central este tocmai posibilitatea de a începe cu un nucleu financiar și operațional și de a extinde soluția ulterior, pe măsură ce apar noi nevoi. Adaugă funcționalități atunci când ai date reale despre ce îți lipsește, nu doar presupuneri făcute în etapa de vânzare.

Ce să întrebi înainte să alegi partenerul

Înainte să compari ofertele ERP, cere răspunsuri clare la câteva întrebări:

• Ce este inclus în costul de implementare?
• Implementarea are preț fix sau este facturată în funcție de orele lucrate?
• Ce nu este inclus?
• Cine este responsabil pentru pregătirea și curățarea datelor?
• Ce se întâmplă dacă migrarea durează mai mult decât estimarea inițială?
• Cât costă integrările?
• Ce costuri recurente există după Go Live?
• Cum se modifică prețul atunci când numărul utilizatorilor crește?
• Cât costă suportul?
• Cum sunt tarifate modificările și dezvoltările ulterioare?
• Ce costuri ar trebui să anticipezi în următorii trei-cinci ani?

Aceste întrebări, împreună cu alte câteva informații necesare pentru estimarea unui proiect Dynamics 365 Business Central, se regăsesc într-un document pe care îl poți completa în aproximativ zece minute.

Descarcă aici, completează-l și trimite-l la sales@evozon.com, iar noi putem reveni cu o estimare adaptată companiei tale.

Bugetul unui ERP nu are o cifră magică, are o serie de variabile care trebuie înțelese înainte de semnarea contractului. Iar atunci când primești răspunsuri clare la întrebările potrivite, costul final nu mai trebuie să fie o surpriză.

Există doar un ERP potrivit sau nepotrivit pentru dimensiunea, procesele și ritmul de creștere al companiei tale.